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PROCEDIMIENTO |
| BRINDAR APOYO EN EL MEJORAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA | |
| Versión 1 | |
| Código GMH-I-002 |
| Proceso GESTIÓN PARA EL MEJORAMIENTO Y CONTROL DE LAS CONDICIONES DEL HÁBITAT, Infraestructura | Estado Vigente |
| 1. OBJETIVO | ||||||||||||
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| 2. ALCANCE | ||||||||||||
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| 3. RESPONSABLE | |||
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| 4. CONDICIONES GENERALES | ||||||||||||
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| 5. DEFINICIONES | ||||||||||||
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| 6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA | ||
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| 7. DESARROLLO |
| QUÉ SE HACE | QUIÉN LO HACE | REGISTRO | CÓMO LO HACE |
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| Solicitar la visita al sitio donde se presenta la necesidad | - ciudadano - Secretaría de Educación |
Oficio Correo Electrónico GED |
Mediante oficio, correo electrónico, los ciudadanos solicitan a la Secretaría de Obras Públicas una visita técnica para hacer valoración de la necesidad del mantenimiento requerido. |
| Delegar la realización de la visita | - Secretario de Despacho Obras Públicas - Profesional Universitario Obras Públicas |
GED Correo |
Mediante la entrega del oficio o el requerimiento, los jefes de las Dependencias delegan la realización de la visita en el funcionario que consideren competente. |
| Recibir la delegación y programar fecha de visita | - Profesional Universitario de Infraestructura - Profesional Universitario Obras Públicas |
Cronograma o agenda personal |
De acuerdo a la disponibilidad del cronograma o agenda que maneja cada funcionario y del transporte, este programa la visita in situ para dar trámite a la solicitud. |
| Ubicar el sitio y llamar al ciudadano solicitante | - Profesional Universitario Obras Públicas - Profesional Universitario de Infraestructura |
Llamada telefónica |
El día de la visita, el funcionario que la realizará, ubica el sitio con los datos de dirección suministrados para conocer la ruta a seguir, y posteriormente llama al ciudadano solicitante para informar la hora de llegada. Esta llamada se realizará siempre y cuando se conozcan los datos personales del solicitante. Si la visita es a un sitio sin dueño, no hay lugar a ningún aviso previo. |
| Realizar la visita in situ | - Profesional Universitario de Infraestructura - Profesional Universitario Obras Públicas |
Observación y recolección de información |
En el sitio de la visita, se llega directamente al punto de la problemática, se hace inspección visual y se acompaña de registro fotográfico. De acuerdo a la observación, se analizan las causas y hacen las observaciones de los hallazgos y de las recomendaciones del tipo de mantenimiento y/o intervención a realizar. Por lo regular se realizan las visitas técnicas conjuntamente entre funcionarios de la Secretaria de Obras Públicas y la Secretaria de Educación. |
| Elaborar el informe de visita y respuesta al ciudadano con las respectivas copias y firmas | - Profesional Universitario Obras Públicas - Profesional Universitario de Infraestructura |
Informe de visita |
El informe debe contener principalmente lo siguiente: - Descripción de lo observado en el momento de la visita. - Concepto técnico con los hallazgos evidenciados en la visita. - Recomendaciones y conclusiones de la visita. |
| Enviar respuesta al solicitante, con copia a la Entidad que le pueda interesar o que deba intervenir | - Profesional Universitario de Infraestructura - Profesional Universitario Obras Públicas |
GED Correo Electrónico Correspondencia |
El informe de respuesta, se envía al ciudadano o entidad solicitante y la Secretaría de Educación con el fin que sea incluida en el listado de necesidades, y además se compulsan copias a las entidades que, de acuerdo a su competencia, deban estar informadas del evento, deban pronunciarse al respecto o intervenir de acuerdo a la necesidad. |
| En caso de que por parte de la Secretaria de Educación, que es quien tiene la disponibilidad del recurso, se defina realizar alguna intervención y requiera el apoyo de la Secretaria de Obras Públicas se procede a: Planeación del proyecto |
- Secretario de Despacho Obras Públicas - Profesional Universitario Obras Públicas |
- certificado del plan anual de adquisiciones - certificar proyectos inscritos en el bpim - certificado de disponibilidad presupuestal cdp Documentos precontractuales proyectados. |
Verificar que el proyecto se encuentre registrado en el plan de trabajo de inversión municipal de la respectiva vigencia de lo contrario no podrá ejecutarse. Si se trata de un proceso de estudios y diseños debe elaborarse en primera medida el análisis del sector con el fin de conocer posibles proponentes y presupuesto requerido, y con estos elaborar los demás documentos precontractuales. Si se trata de una construcción de obra nueva, debe tenerse los estudios y diseños revisados y aprobados antes de adelantar el proceso de Licitación Pública, y de forma paralela el proceso de interventoría. Si se trata de obras de mantenimiento y mejoramiento que no requiere estudios y diseños, debe evaluarse la necesidad de contratar interventoría externa para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero y jurídico, y realizar la estructuración de los documentos precontractuales. En la estructuración de los documentos precontractuales de las diferentes modalidades debe tenerse cuidado en la definición de la necesidad en los estudios previos la cual debe justificar la objeto de la consultoría u obra a realizar, adicionalmente debe realizarse el análisis de riesgos los cuales deben ser consignados y evaluados en la matriz de riesgos del proceso contractual dando cumplimiento al principio de planeación contractual. |
| - Documentos del proceso precontractual | - Profesional Universitario Obras Públicas |
GED de contratación |
Después de tener los documentos estructurados, se cargan mediante el GED de Contratación para la revisión de la Secretaría Jurídica y continuar con el proceso contractual en la plataforma Secop II. |
| - Implementar el proceso de la Secretaria Jurídica CÓDIGO PSI-SJM-002 SERVICIOS JURIDICOS en el componente "Contratación de Bienes, Servicios y Obras Públicas" | - Profesional Universitario Obras Públicas - Profesional Universitario de Infraestructura |
- hoja de chequeo para el control de procesos contractuales - publicar documentos contractuales en el secop - acta de cambio de supervisor y/o interventor - acta de iniciación para procesos contractuales - acta de iniciación para contrato de obra pública - acta de liquidación para contratos de obra pública - acta de liquidación para contratos de prestación de servicios o compraventa - acta de pago parcial para contratos de prestación de servicios, compraventa y/o convenios - acta de recibo final para contratos y/o convenios - acta de recibo parcial para contrato de obra pública - acta de reinicio de contratos suspendidos - acta de suspensión para contratos - preacta de obra pública - registro de asistencia a procesos precontractuales - informe de supervisión y/o interventoría para contratos de obra pública - informe de supervisión y/o interventoría para contratos - requisitos estandarizados para la contratación de obra pública - manual de contratación de la alcaldía de manizales - decreto 0346 de 2017 - decreto 0181 de 2017 - elaborar la resolución aprobatoria de garantía única - convenio de precios para contratos de obra pública |
Dando cumplimiento a lo establecido en el procedimiento dela Secretaria Jurídica CÓDIGO PSI-SJM-002 SERVICIOS JURIDICOS en el componente "Contratación de Bienes, Servicios y Obras Públicas". |
| 8. CONTENIDO |
| LISTA DE VERSIONES | ||||||
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ELABORÓ |
REVISÓ |
APROBÓ |
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